MEDDYGFA EMLYN
ACCESS TO WALES GENERAL MEDICAL SERVICES STANDARDS
I. Appropriate telephony and call handling systems are in place which support the needs of callers and avoid the need for people to call back multiple times. These systems will also provide analysis data to the Practice
The telephone system installed at Meddygfa Emlyn records all incoming and outgoing calls. Incoming calls are stacked and answered in order. The telephone system data is analysed regularly to inform service delivery and workforce planning.
II. People receive a prompt response to their contact via telephone
90% of calls answered within 2 minutes of the end of the recorded message and less than 20% of calls abandoned
The data from the telephone system at Meddygfa Emlyn is analysed regularly to ensure this standard continues to be met.
III. Practices have in place a recorded bilingual introductory message which includes signposting to other local services and emergency services for clearly defined life threatening conditions
IV. Practices have in place appropriate and accessible alternative methods of contact, including digital solutions, SMS text messaging, email and face to face
· 25% of all pre bookable appointments are bookable through a digital solution (eg MHOL). This includes appointments with other healthcare professionals within the surgery
· Practices offer access to repeat prescriptions through a digital solution (eg MHOL)
· Practices offer care homes access to repeat prescription ordering through a digital solution
The appointment system at Meddygfa Emlyn is checked regularly to ensure the target of 25% of all pre bookable appointment are bookable through MHOL. Ordering regular medication using MHOL is actively encouraged by Meddygfa Emlyn. Care homes have been offered a digital solution to order repeat prescriptions.
V. People are able to use email to request a non-urgent consultation or call back.
Achievement of this standard is subject to national governance arrangements around the use of e-mail being in place. Welsh Government will instruct the appropriate organisation to undertake work in developing this. Until then, Practices will not be held to account.
Meddygfa Emlyn cannot yet achieve this standard as governance arrangements are not yet in place.
VI. People are able to access information on the different ways of requesting a consultation with a GP and other healthcare professionals, as well as the level of service they can expect from their Practice
· Practices display information on requesting a consultation in the surgery, in Practice leaflets and on the Practice website
· Practices publicise how people can request a consultation (urgent/routine)
· Practices display information on standards of access
VII. People receive a timely, co-ordinated and clinically appropriate response to their needs
· Appropriate triaging (with relevant training undertaken) and appointment systems in place
· All children under 16 years of age with acute presentation are offered a same day consultation, which could include options other than face to face
· The offer of a pre bookable consultation should routinely be offered within 2-3 weeks, but could be available up to 6 weeks in advance
All reception staff at Meddygfa Emlyn receive triage training and children under 16 with acute problems are offered a same day consultation. The appointment system releases routine appointments 15 days in advance, however patients requesting a routine appointment with a specific GP may have to wait longer.
VIII. All Practices have a clear understanding of patient needs and demands within their Practices and how these can be met.
Meddygfa Emlyn is committed to undertaking an annual demand and capacity audit and patient survey. This will support the identifications of how extended roles could support the delivery of care. Results will be discussed with other local Practices and shared with the Health Board.
MEDDYGFA EMLYN
MYNEDIAD I SAFONAU GWASANAETHAU MEDDYGOL CYFFREDINOL CYMRU
I. Mae systemau teleffoni a thrin galwadau priodol ar waith sy'n cefnogi anghenion galwyr ac yn osgoi'r angen i bobl alw yn ôl sawl gwaith. Bydd y systemau hyn hefyd yn darparu data dadansoddi i'r Practis
Mae'r system ffôn a osodwyd yn Meddygfa Emlyn yn cofnodi'r holl alwadau sy'n dod i mewn ac allan. Mae galwadau sy'n dod i mewn yn cael eu pentyrru a'u hateb mewn trefn. Dadansoddir data'r system ffôn yn rheolaidd i lywio'r broses o ddarparu gwasanaethau a chynllunio'r gweithlu.
II. Mae pobl yn derbyn ymateb prydlon i'w cyswllt dros y ffôn
Atebwyd 90% o alwadau o fewn 2 funud i ddiwedd y neges a recordwyd a bu i llai nag 20% o'r galwadau gael eu gadael.
Dadansoddir y data o'r system ffôn yn Meddygfa Emlyn yn rheolaidd i sicrhau fod y safon hon yn parhau i gael ei chyrraedd.
III. Mae gan bractisau neges ragarweiniol ddwyieithog wedi'i recordio sy'n cynnwys cyfeirio at wasanaethau lleol a gwasanaethau brys eraill ar gyfer amodau sy'n bygwth bywyd wedi'u diffinio'n glir
IV. Mae gan bractisau dulliau amgen priodol a hygyrch o gyswllt, gan gynnwys datrysiadau digidol, negeseuon testun SMS, e-bost ac wyneb yn wyneb
• Mae 25% o'r holl apwyntiadau y gellir eu harchebu ymlaen llaw yn ar gael trwy system digidol (ee MHOL). Mae hyn yn cynnwys apwyntiadau gyda gweithwyr gofal iechyd proffesiynol eraill yn y feddygfa
• Mae meddygfeydd yn cynnig mynediad i ailadrodd presgripsiynau trwy systemau digidol (ee MHOL)
• Mae meddygfeydd yn cynnig mynediad i gartrefi gofal i archebu presgripsiwn dro ar ôl tro trwy’r system ddigidol
Mae'r system apwyntiadau ym Meddygfa Emlyn yn cael ei gwirio'n rheolaidd i sicrhau bod y targed o 25% o'r holl apwyntiadau y gellir eu harchebu ymlaen llaw yn archebadwy trwy MHOL. Mae archebu meddyginiaeth reolaidd gan ddefnyddio MHOL yn cael ei annog yn weithredol gan Meddygfa Emlyn. Mae cartrefi gofal wedi cael cynnig system ddigidol i archebu ail-bresgripsiynau.
I. Gall pobl ddefnyddio e-bost i ofyn am ymgynghoriad brys neu alw yn ôl.
Mae cyflawni'r safon hon yn amodol ar drefniadau llywodraethu cenedlaethol ynghylch defnyddio e-bost ar waith. Bydd Llywodraeth Cymru yn cyfarwyddo'r sefydliad priodol i wneud gwaith i ddatblygu hyn. Tan hynny, ni fydd Meddygfeydd yn cael eu dwyn i gyfrif.
Ni all Meddygfa Emlyn gyflawni'r safon hon eto gan nad oes trefniadau llywodraethu ar waith eto.
III. Gall pobl gael gafael ar wybodaeth am y gwahanol ffyrdd o ofyn am ymgynghoriad â meddyg teulu a gweithwyr gofal iechyd proffesiynol eraill, yn ogystal â lefel y gwasanaeth y gallant ei ddisgwyl gan eu Meddygfa.
• Mae meddygfeydd yn arddangos gwybodaeth ar ofyn am ymgynghoriad yn y feddygfa, mewn taflenni’r Feddyfga ac ar wefan y Feddygfa
• Mae meddygfeydd yn rhoi cyhoeddusrwydd i sut y gall pobl ofyn am ymgynghoriad (brys / arferol)
• Mae meddygfeydd yn arddangos gwybodaeth am safonau mynediad
IV. Mae pobl yn derbyn ymateb amserol, cydgysylltiedig a phriodol briodol i'w hanghenion
• Treialu priodol (gyda hyfforddiant perthnasol yn cael ei gynnal) a systemau penodi ar waith
• Cynigir ymgynghoriad yr un diwrnod i bob plentyn o dan 16 oed sydd â chyflwyniad acíwt, a allai gynnwys opsiynau heblaw wyneb yn wyneb
• Dylid cynnig ymgynghoriad y gellir ei archebu ymlaen llaw fel rheol o fewn 2-3 wythnos, ond gallai fod ar gael hyd at 6 wythnos ymlaen llaw
Mae holl staff y dderbynfa ym Meddygfa Emlyn yn derbyn hyfforddiant brysbennu a chynigir ymgynghoriad yr un diwrnod i blant dan 16 oed â phroblemau acíwt. Mae'r system apwyntiadau yn rhyddhau apwyntiadau arferol 15 diwrnod ymlaen llaw, ond efallai y bydd yn rhaid i gleifion sy'n gofyn am apwyntiad arferol gyda meddyg teulu penodol aros yn hwy.
V. Mae gan bob meddygfa ddealltwriaeth glir o anghenion a gofynion cleifion yn eu Meddygfeydd a sut y gellir cwrdd â'r rhain.
Mae Meddygfa Emlyn wedi ymrwymo i gynnal archwiliad galw a gallu blynyddol ac arolwg cleifion. Bydd hyn yn cefnogi adnabod sut y gallai rolau estynedig gefnogi darparu gofal. Bydd y canlyniadau'n cael eu trafod gydag arferion lleol eraill a'u rhannu gyda'r Bwrdd Iechyd.